Vous allez commencer une mission en informatique, ou accueillir un.e consultant.e qui démarre. Il est très important de réussir cette prise de poste de part et d’autre pour que l’équipe soit opérationnelle le plus rapidement possible et sur une dynamique positive.

Vous vous êtes rencontrés en entretien, et vous vous êtes choisis, bravo ! Le démarrage de la mission est également un moment majeur. Ces quelques paragraphes visent à récapituler quelques facteurs clés de succès.

Vous accueillez un.e consultant.e ?

Vous l’avez choisi.e pour résoudre une problématique en raison de ses expertises, sur votre besoin important, qui mérite que votre organisation mobilise des ressources. Le ou la consultant.e ne peut pas tout connaitre de votre organisation (ni ses atouts, ni ses contraintes), ni de votre contexte technologique. S’il ou elle en maitrise 70%, et connait les bases pour rapidement monter en compétence sur 20 à 25% de plus, c’est déjà très bien.

Votre objectif va être qu’il ou elle devienne opérationnel.le le plus rapidement possible sur 95% du scope, et comprenne également le fonctionnement de votre organisation, dont toutes les règles ne sont pas forcément écrites. Cela nécessite un temps d’« onboarding » incompressible, qui va de deux semaines jusqu’à douze semaines si votre contexte technologique est très complexe, pendant lequel vous et votre équipe allez devoir surinvestir en pédagogie. Un consultant n’est là que pour un temps donné, plusieurs mois ou plusieurs années, mais il est également important de l’intégrer humainement pour qu’il ou elle donne le meilleur pendant cette période.

Dans l’esprit, l’intégration d’un consultant n’est pas très différente de celle d’un CDI. Vous pouvez attendre que la personne soit plus rapidement opérationnelle, et vous n’avez pas à faire de projection sur sa carrière. Pour le reste, c’est un membre de l’équipe qui doit interagir avec les autres en y étant intégré pour le mieux afin que sa mission soit un succès.

Vous pouvez l’accueillir le premier jour en l’invitant à déjeuner avec les autres membres de l’équipe. Pensez à lui partager toutes les informations pratiques et utiles au quotidien, et lui indiquer qui seront ses interlocuteurs. Vous pouvez lui transmettre la documentation technique sur les équipements et systèmes dont il ou elle aura besoin si elles sont disponibles. N’hésitez pas à lui faire signer un accord de confidentialité si votre organisation ou que les circonstances l’exigent. Indiquez-lui également les horaires, les principaux process et « rituels » de fonctionnement. Si une personne de l’équipe peut jouer le rôle de « binome », pour l’accompagner sur le quotidien, c’est un vrai plus. Pensez à l’inviter à prendre un café de temps à autre, et à lui partager les coordonnées des autres membres de l’équipe afin de pouvoir vous appuyer également sur des relations informelles.

Les premiers jours sont critiques et il est utile de matérialiser par un petit emploi du temps, potentiellement avec des créneaux de rencontre avec les principaux interlocuteurs. Si un ordinateur ou des accès doivent être donnés, il est important d’anticiper de façon à pouvoir le rendre actif le plus rapidement possible. C’est assez frustrant de passer plusieurs jours à attendre sa machine et ses accès… et également couteux pour l’organisation.

Un court point d’étape peut être organisé tous les jours au départ de façon à répondre aux questions. Par la suite, le point d’étape peut devenir hebdomadaire, en plus des réunions d’équipe. Il s’agit bien entendu de passer vos consignes, mais également de répondre aux interrogations ou aux remarques. N’hésitez pas à donner un feedback assez rapidement, sur ce qu’il ou elle a pu apporter comme éclairage réussi, mais aussi sur les éléments de la mission restant à comprendre, ou sur les ajustements nécessaires.

Vous pouvez demander un petit « rapport d’étonnement » après un ou deux mois : il vous apportera un recul sur votre organisation toujours utile, à la lumière de ses expériences passées. Vous obtiendrez ainsi des éléments très utiles de « benchmark » sur votre organisation.

Vous saurez probablement après quelques semaines pendant combien de temps vous aurez besoin de son aide. Indépendamment de la dimension contractuelle, pensez à lui indiquer au moins un mois à l’avance que sa mission prendra fin, de façon à ce que vous puissiez conjointement vous organiser pour la clore dans les meilleures conditions, cela lui permettra également d’indiquer sa disponibilité et de reprendre une nouvelle mission au plus tôt, en gardant pour la suite d’excellentes relations.

Vous démarrez votre mission ?

Pendant ces premiers jours, vous aurez l’occasion de montrer à votre référent, et aux autres personnes de l’équipe, que vous êtes la bonne personne pour cette mission. Mais il faut bien comprendre les codes de l’organisation. L’enjeu principal est que le renouvellement de votre mission, généralement après 2 à 3 mois, ne soit qu’une formalité.

La première phase est de bien comprendre son contexte technologique et humain.

Coté technologie, vous devez aller à la chasse aux infos et tout n’est pas forcément documenté. Il est peu probable que vous connaissiez l’intégralité des solutions et matériels déployés, il va donc aussi probablement falloir vous renseigner par tous les moyens : vos collègues bien entendu, les documentations disponibles, potentiellement via vos connaissances si nécessaire, en faisant très attention à la confidentialité des informations que vous partagez.

Côté humain, vous intégrez une équipe où vous devez comprendre qui fait quoi et qui sait quoi. Il y a un référent (qui est normalement le manager) et il y a des compétences. C’est le moment de vous faire des amis. Soyez à l’écoute. Vous avez quelques jours où vous pouvez poser toutes les questions. C’est le moment de créer des relations formelles et informelles avec l’équipe. Proposez d’aller déjeuner ou prendre un café avec vos collègues s’ils ne le font pas. Vous devez rapidement comprendre sur qui vous appuyer pendant votre mission, au quotidien mais aussi en cas de crise. S’il y a un.e assistant.e dans l’équipe, soignez votre relation avec cette personne qui vous sera d’un grand secours pour toutes vos questions pratiques : badges, accès, ordinateur, rendez-vous…

Il y a parfois des relations politiques dans l’organisation. Vous pouvez les entendre et les comprendre, mais ne rentrez surtout pas dedans. Restez positif en toute circonstance et évitez toute critique vis à vis des autres ou des choix faits précédemment. Vous êtes consultant, vous apportez vos compétences pour une durée donnée, et c’est tout.

Soignez votre image et votre communication. Soyez ponctuels, dites bonjour, c’est le minimum. Pensez à parler doucement et distinctement, évitez les tics de langage. A l’écrit (mails, messages instantanés…), une bonne orthographe servira fortement votre image. Vous pouvez utiliser un correcteur d’orthographe, ou un traducteur si le français n’est pas votre langue maternelle et que vous avez un doute. Répondez assez rapidement aux messages, même pour dire merci, ce qui en accusera réception. Soyez calme et posé. Pensez à ranger votre espace de travail.  Adoptez une posture ouverte et positive. 80% de la communication que les autres perçoivent de vous est « non verbale » : pensez à sourire, évitez de vous avachir sur votre siège, adoptez une tenue vestimentaire la plus similaire à celle de l’organisation, propre en toute circonstance.

En télétravail, les bonnes pratiques de l’entretien sont de rigueur : éclairage, qualité de la connexion et du son, regard vers la caméra. Ne débranchez la caméra que si tous les autres le font. La ponctualité est aussi très importante. Pensez à répondre rapidement aux messages instantanés (Teams, Slack, textos…) car cela aussi servira votre image.

Identifiez dans votre mission quelques points que vous pouvez vite traiter, les « Quick Wins ». Cela vous permettra de gagner la confiance et l’estime de votre entourage, dont votre référent. Il est implicitement attendu du consultant qui arrive qu’il soit rapidement opérationnel, c’est très utile si vous avez une façon de le montrer. Et peu à peu, vous devrez comprendre comment vous allez vous rendre indispensable à cette organisation qui vivait très bien sans vous jusque-là.

S’il ne le fait pas, convenez d’un point de rendez-vous hebdomadaire avec votre référent, même rapide. Ce sera pour vous l’occasion de poser toutes les questions que vous aurez noté pendant la semaine, et pour lui de vous faire part de ses demandes. Ce sera surtout pour vous la façon de garder le lien humain et d’éviter les non-dits. Vous pouvez demander un feedback sur votre travail de façon à vous ajuster. Lorsque vous avez un impératif personnel, ou un congé que vous souhaitez prendre, prévenez le plus longtemps à l’avance possible et laissez-le par écrit de façon à éviter tout malentendu le jour J.

Enfin, la culture de l’organisation est très importante : acronymes, horaires, reportings, manière d’adresser les imprévus, « cérémonies » régulières, regles non dites… Observez et imitez. Vous devez vous fondre dans le décor. Si vous avez des connexions dans l’organisation (anciens collègues, amis communs…) n’hésitez pas à reprendre contact, ils auront peut-être de précieux conseils.

Sauf exception, une bonne mission dure au minimum 12 mois, c’est le temps qu’il faut pour accomplir un projet significatif, et constituer une expérience valorisante pour votre CV. C’est aussi le temps qu’il faut pour se faire des relations durables, et basées sur la confiance. Elles vous serviront de référence pour vos futures missions, et elles vous permettront peut-être d’en décrocher une suivante, dans l’organisation ou dans une autre organisation.

Ces quelques trucs sont également disponibles ici dans une courte video !

Tout le meilleur pour cette prise de poste !